在工作上使用 Word 的五大秘訣與技巧
大部分的人都不會使用軟體應用程式的所有內建功能。今天我們就來找出一些有用的功能。
以下是 Microsoft Office 的文書處理軟體 Microsoft Word 當中的五項功能，這些功能讓我在工作上不但省錢也省下時間。請一起來瞭解這些功能，看看是否對您有用。
1. 建立並設計公司的信紙信頭、範本等
每個公司都需要正式的信紙信頭。您不需要購買信紙信頭。如果您知道自己想要的設計，就可以在 Microsoft Word 中建立信紙信頭，然後儲存成範本重複使用。
信紙信頭不一定要很複雜，您可以只放上公司名稱、地址和電話號碼。Word 提供多種字型，您也可以改變字型大小。
您可能想在信紙信頭中加入美工設計。您可以掃描公司的標誌並用在信紙信頭中。或者，還有另外一個做法。
Microsoft 有大量的免費美工圖案。例如，如果您想加入一朵花，Microsoft 可提供超過 1,000 種設計。Word 的登錄使用者可以使用這些美工圖案。美工圖案在 Microsoft Office 的 [多媒體藝廊] 中。
Microsoft 還提供用於信函、標籤和表單的免費範本，位於 [範本藝廊] 中 (多數範本都可在 Word 中執行，有一些需要使用其他軟體程式。例如，專案管理範本就需要 Microsoft Project 2000 或更新版本)。
2. 不需要分別輸入地址，就可以將同一封信傳送給許多人
有時，您需要將廣告散發給所有客戶或發佈人事異動通知。這看起來工程浩大，但其實並不盡然。Word 的 [合併列印] 可以大幅簡化這項工作。
Word 基本上是使用一個表格所列的姓名和地址。這個表格可以在 Word 中建立，也可以在 Access (Microsoft 資料庫程式)、甚至是 Microsoft Outlook® 中建立，這些都是 Microsoft Office 的一部分。
這顯然需要預先規劃才能發揮最大效用。您可能需要使用資料庫，Access 是不錯的選擇。但是這個學習過程會比使用 Excel (也是 Microsoft Office 的一部分) 要困難得多。我在範例中使用 Excel，但請記住，還有其他選擇。
我們從寫信開始。由於同一封信將寄給每個人，因此信中不會有太多根據個人的自訂內容。當您寫信時，請將地址和問候語留白。
設定 Excel 時，您一定需要輸入收信人的姓名和地址。您還需要一個問候語欄位。如果 Rocky Jones 是收信人之一，問候語可能是「親愛的 Rocky」。如果您與這位 Rocky Jones 博士的關係更正式，問候語可能是「親愛的 Jones 博士」。因此，[問候語] 欄中的姓名可能是 Rocky 或 Jones 博士。
接著，開啟您的信函。按一下 [工具] > [信件與郵件] > [合併列印精靈]。遵循精靈的指示。如果 [通訊錄] 與 [祝賀詞] 連結不足以插入正確的資訊，請使用 [其他項目]。
除了信函以外，您還可以使用 [合併列印] 在信封和標籤加上地址。這會讓工作方便很多。
3. 在文件中加上浮水印，讓每個人都知道這是草稿
如果您將提案發給員工，但又不想被誤認是最後的成品，有一個很好的方法就是加入浮水印，標示「草稿」、「機密」、「樣本」或需要的任何內容。
浮水印在文件上清晰可見，但不影響辨識文件內容。您甚至可以加入各種色彩的浮水印。
您還可以使用圖片作為浮水印。如果您是開花店的，您可以畫一朵花或使用花的圖片，放在您列印的任何文件上。是不是很酷？
如果要使用浮水印，按一下 [格式] > [背景] > [列印浮水印]。選取以後，按一下 [確定]。如果您要固定使用浮水印，請建立範本 (請參閱上述第 1 項)。
請記住，酷與礙眼之間只有一線之隔。如果因為浮水印讓閱讀困難，大家就可能不去讀這份文件了。請確定將 [半透明] 或 [刷淡] 勾選起來。
4. 注意別人在文件上所做的變更
當別人將銷售計劃或其他文件歸還給您的時候，有時很難一眼看出文件做了什麼變更。Word 有一個簡單方法，可以顯示這些變更。
以下是 Word 2002 操作指示：首先，開啟較新的 Word 文件。按一下 [工具] > [比較與合併文件]。瀏覽到原始的 Word 文件。按一下文件予以反白。在右下角，按一下下拉式方塊，並選取 [合併至目前文件]。
如果為 Word 97 和 Word 2000：按一下 [工具] 並移至 [追蹤修訂]。按一下 [文件版本比較]。尋找原始 Word 文件並按一下予以反白。按一下 [開啟]。
開發文件的工作有時很不容易，我們可能會忘了原先設立的重點。查看先前的版本會很有幫助。
這在 Word 中很方便。按一下 [檔案] > [版本]。選取 [關閉本文件時，自動儲存一個版本]。每次關閉文件時，就會儲存該版本。
當您要查看舊版本時，只要開啟同一路徑即可。所有版本都會列在方塊中。最上方的是最新的版本。反白顯示您要的版本，然後按一下 [開啟]。
只要清除 [關閉本文件時，自動儲存一個版本] 中的核取記號，便可關閉這個「版本控制」功能。或者，您也可以刪除個別版本。只要反白要刪除的版本，並按一下 [刪除] 即可。
5. 使用快速鍵執行工作
有些工作使用鍵盤比滑鼠更快。您可能已經知道一些標準的按鍵組合：Ctrl+C 為複製、Ctrl+V 為貼上、Ctrl+Z 為復原、Ctrl+A 為全選、Ctrl+P 為列印。以下是其他實用快速鍵的清單，可在 Word 中使用。
按鍵 結果
Alt + Ctrl + C 著作權符號
Alt + Ctrl + 句號 省略符號
Alt + Ctrl + R 註冊商標符號
Alt + Ctrl + T 商標符號
Ctrl + B 粗體
Ctrl + E 將段落置中
Ctrl + End 到文件結尾
Ctrl + Enter 插入分頁符號
Ctrl + F 開啟 [尋找] 功能表
Ctrl + G 移至某頁、書籤、註腳、表格、註解、圖形或其他位置
Ctrl + H 開啟 [取代] 功能表
Ctrl + Home 到文件開頭
Ctrl + I 斜體
Ctrl + N 建立新文件
Ctrl + S 儲存文件
Ctrl + Shift + F 變更字型
Ctrl + Shift + P 變更字型大小
Ctrl + U 加底線
Ctrl + W 關閉文件
Ctrl + Y 取消復原最後一個動作
Esc 關閉小幫手或秘訣視窗
Shift + F3 變更字母大小寫
Tab 在表格的各儲存格之間移動
作者: Kim Komando |
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